Als je overweldigd raakt doordat je nog zoveel moet doen, dan helpt het om op een rij te zetten wat er moet gebeuren. Het helpt om even afstand te nemen en te bekijken of je de juiste dingen aan het doen bent. Zoek eens uit welke taken voorrang moeten krijgen. Om in te schatten hoe dringend en belangrijk een activiteit écht is, gebruik je de prioriteitenmatrix.
Hoe gebruik je de prioriteitenmatrix?
De prioriteitenmatrix deelt taken in op urgentie en belangrijkheid. Taken zijn wel/niet urgent en wel/niet belangrijk. Iedere taak valt in één van de vier vakken. Door de dingen die je moet doen in de matrix te zetten, maak je inzichtelijk welke je het beste het eerst kunt aanpakken. Dit doe je in drie stappen:
1. Maak een lijst
Maak eerst een lijst van alle dingen die je in een week moet doen. Dit zijn dus niet alleen studiezaken, maar alle activiteiten waar je tijd aan besteedt! Vervolgens kun je deze allemaal in de matrix plaatsen.
2. Vul de taken in in de matrix
Als je twijfelt of een taak urgent of belangrijk is, kun je daarachter komen door de volgende vragen te stellen:
Moet ik dit nu doen? (geeft aan hoe urgent de taak is)
Moet ik dit nu doen? (geeft aan of de taak voor jou urgent is of voor iemand anders)
Moet ik dit nu doen? (geeft aan of deze taak op dit moment belangrijk is om je doel te bereiken)
3. Stel prioriteiten en pas je planning aan
Aan de hand van de uitleg hieronder kun je bepalen welke taken voorrang moeten krijgen en welke misschien beter kunnen wachten.
- Belangrijk en urgent: kritieke activiteiten
Kritieke activiteiten zijn dingen die je niet hebt zien aankomen, of die je te lang hebt uitgesteld. Zorg ervoor dat je niet-urgente dingen niet uitstelt, dan kunnen ze ook niet urgent worden!
Bijvoorbeeld:
Morgen een deadline en nog veel te doen, brand in je huis, trein vertraagd, iemand in het ziekenhuis.
Wat doe je ermee?
Hoogste prioriteit, meteen doen. Daarna jezelf afvragen of je dit had kunnen zien aankomen en bedenken hoe je dit voortaan kunt meenemen in je planning.
- Belangrijk en niet urgent: belangrijke doelen
Belangrijke doelen zijn dingen die belangrijk zijn, maar die best nog even kunnen wachten. Als je geen planning hebt, blijven dit soort dingen vaak door je hoofd spoken, terwijl je met iets anders bezig bent.
Bijvoorbeeld:
Je andere vakken, de rest van je scriptie, leren voor een tentamen, dingen die je thuis of op het werk nog moet doen.
Wat doe je ermee?
Opschrijven en er tijd voor inplannen, niet te ver vooruitschuiven. Voorkom dat deze zaken urgent worden!
- Onbelangrijk en urgent: onderbrekingen
Onderbrekingen zijn dingen die datgene waar je mee bezig bent, onderbreken, zodat je er direct iets mee moet doen. Deze dingen draaien vaak om prioriteiten van anderen, waarbij je die van jezelf uit het oog dreigt te verliezen: voor hen is dit urgent, maar is het dat voor jou ook?
Bijvoorbeeld:
Telefoontjes, mailtjes, onverwacht bezoek, last-minute-invallen bij je bijbaan, collega’s die je storen.
Wat doe je ermee?
Telefoon uitzetten als je bezig bent. Als dat niet kan, taken delegeren of in je pauze doen. Reserveer hier eventueel een blokje voor als het je echt afleidt.
- Onbelangrijk en niet urgent: afleiding
Onder afleiding verstaan we de typische sog-taken. De dingen die je (als het goed is) ook niet zou doen als je aan het werk zou zijn. Leuk voor als je niks anders hoeft te doen.
Bijvoorbeeld:
De hele tijd je telefoon/mail checken, doelloos internetten, het huis stofzuigen, afwassen, andere sog-activiteiten.
Wat doe je ermee?
Geen prioriteit, bewaar voor een rustig moment. Als je snel afgeleid raakt terwijl je aan het studeren bent: zet ColdTurkey of SelfControl aan, zet je telefoon in de vliegtuigstand en werk volgens de pomodoro-methode.
Tot slot
Als je regelmatig met de prioriteitenmatrix werkt, voorkom je dat je altijd bezig bent met kritieke dingen en daardoor niet vaak genoeg toekomt aan belangrijke doelen (zoals het leren voor een tentamen). Als je een belangrijk doel lang genoeg uitstelt, wordt dat vanzelf kritiek. Door prioriteiten te stellen kom je op tijd toe aan je belangrijke doelen. Zo kun je weer met een frisse blik en een duidelijk doel voor ogen aan de slag!
Met de juiste aanpak verspil je minder tijd en energie. Studiemeesters helpt studenten vooruit. Met onze begeleiding studeer je sneller, beter en relaxter. Wie wij zijn en wat we precies doen? Dat lees je hier.